KI im Bid Management: Ein Praxisbericht

Die Digitalagentur "Digital Pioneers" stand vor einem Problem: Ihr Sales-Team verbrachte 20 Stunden pro Woche nur damit, Ausschreibungsunterlagen zu sichten. Die Lösung war radikal: Die Einführung einer KI-gestützten Analyse.

Die Ausgangslage

Mit 50 Mitarbeitern hatte die Agentur zwar die Kapazität für große Projekte, aber der Vertriebsprozess war ein Flaschenhals. "Wir haben oft erst nach drei Tagen gemerkt, dass eine Ausschreibung gar nicht zu uns passt", berichtet CEO Sarah Müller.

Die Implementierung von AutoTender

Innerhalb von zwei Wochen wurde der Prozess umgestellt. Statt manuell PDFs zu lesen, wurden alle Dokumente in AutoTender importiert. Die KI extrahierte sofort die "Killer-Kriterien" wie geforderte ISO-Zertifizierungen oder Mindestumsätze.

Das Ergebnis

• Zeitersparnis: Die Qualifizierung eines Leads dauert nun 15 Minuten statt 4 Stunden.
• Qualität: Die Bid/No-Bid-Entscheidung ist datenbasiert, nicht bauchgesteuert.
• Umsatz: Durch die gewonnene Zeit konnte die Agentur an doppelt so vielen Ausschreibungen teilnehmen und den Umsatz im Public Sector um 40% steigern.

Fazit: KI ersetzt nicht den kreativen Teil des Angebots, aber sie eliminiert die administrative Fleißarbeit, die niemanden Spaß macht.